Conservez vos documents !
Un bon classement est essentiel tant pour votre gestion qu'au niveau fiscal. Un document perdu peut vous coûter cher. Il existe des délais légaux pendant lesquels vous ne pouvez pas vous séparer de vos documents. Archivez-les mais surtout ne les jetez pas !
Délai de conservation des documents en matière comptable
| Type de documents | Délai | Début de calcul du délai |
| Livres comptables : livre journal, journal centralisateur et livre d'inventaire. Ces livres et journaux doivent être conservés en originaux, pas de copies ou de digitalisation |
7 ans | À partir du 1er janvier de l'année qui suit la dernière écriture dans le livre ou journal |
| Pièces justificatives (originaux ou copies) : documents servant de base à toute comptabilisation pouvant présenter une preuve à l'égard de tiers | 7 ans | À partir du 1er janvier de l'année qui suit la clôture de l'année concernée par la pièce |
| Documents qui ne sont pas appelés à faire preuve à l'égard de tiers : il s'agit de pièces qui ne traduisent pas l'existence de relations directes avec des tiers | 4 ans | À partir du 1er janvier de l'année qui suit la clôture de l'année concernée par la pièce |
| La documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exploitation de systèmes informatisés (logiciels, même sous licence) | 10 ans | À partir du 1er janvier de l'année qui suit la dernière année pendant laquelle le système décrit dans cette documentation a été utilisé |
Délai de conservation des documents en matière fiscale
| Type de documents | Délai | Début de calcul du délai |
| Pour les impôts directs : livres et documents nécessaires à la détermination du revenu imposable; tels que les documents justifiant la comptabilité, les documents relatifs au revenu cadastral, les documents établis à des fins professionnelles (documents de salaires, de sécurité sociale, contrats, bons de commande et de livraison, pièces justificatives de toute nature, extraits de comptes, etc.) |
5 ans | À partir du 1er janvier de l'exercice fiscal concerné par le livre, le journal le document ou la pièce |
| Pour la TVA : le journal des entrées (achats), le journal des sorties (ventes), le journal des recettes, le registre des restitutions, le registre des travaux à façon, le livre des factures et le registre des garagistes |
7 ans | À partir du 1er janvier de l'année fiscale qui suit la dernière écriture du livre ou du journal |
| Pour la TVA : documents originaux dont la rédaction ou la délivrance est obligatoire : factures, bordereaux, documents de transport, comptes et accusés de réception, les documents d'importation, d'exportation, d'acquisitions ou de ventes intracommunautaires de biens ou de services, achats et prestations effectués à l'étranger, etc. |
7 ans | À partir du 1er janvier de l'année fiscale qui suit la date du document ou de la pièce |
| Pour la TVA : documents originaux reprenant la TVA déduite sur les opérations relatives aux biens immeubles par nature ou par incorporation, ainsi que les droits réels sur ces immeubles et soumis à la période de révision de la déduction de la TVA |
15 ans | À partir du 1er janvier de l'année fiscale qui suit la date de la fin de construction de l'immeuble, la fin des travaux immobiliers ou de l'acte portant attribution des droits |
| Pour le propriétaire d'un bâtiment neuf : les factures relatives à la construction, ainsi que les plans et les cahiers des charges de l'immeuble. Il faut pouvoir les communiquer sur toute réquisition d'agents chargés du contrôle des contributions, du cadastre ou de la TVA |
5 ans | À partir de la date de la signification du revenu cadastral |
| Pour tous les impôts (contributions, TVA, douanes, enregistrement, succession, etc.) : Les originaux des extraits de comptes des institutions financières, les décomptes fiscaux et quittances, le devis, l'inventaire, les factures détaillées et les bons de livraisons auxquels les factures font référence. |
7 ans | À partir du 1er janvier de l'année fiscale qui suit la date du document ou de la pièce; ou la date de leur délivrance |
Délai de conservation des documents en matière sociale
| Type de documents | Délai | Début de calcul du délai |
| Le registre du personnel et les registres spéciaux du personnel, les déclarations DIMONA et LIMOSA | 5 ans | À partir du 1er janvier de l'année concernée par le registre, le document ou la pièce |
| Les contrats d'occupation d'étudiants | 5 ans | À partir du jour qui suit la fin de l'exécution du contrat |
| Décompte individuel des travailleurs | 5 ans | À partir du jour qui suit la fin de l'exécution du contrat |
| Les trois fiches de vaccination les plus récentes et les fiches d'examens médicaux | 1 an | À partir du jour qui suit la fin de l'exécution du contrat |
| Exemplaire du cadre comptable de chaque déclaration trimestrielle à l'ONSS | 3 ans | À partir de la date limite de l'envoi de la déclaration ONSS |
| Dossier médical du travailleur | 15 ans | À partir du jour qui suit la fin de l'exécution du contrat |
| Pièces justificatives pour les journées d'absence (vacances annuelles, petit chômage, congé-éducation, promotion sociale) | 3 ans | À partir du 1er janvier de l'année qui suit celle au cours de laquelle les absences ont eu lieu |
| Fiches d'accident | 3 ans | À partir du jour où la " victime " a cessé de travailler dans l'entreprise. |
Délai de conservation des documents en matière de droit des sociétés
| Type de documents | Délai | Début de calcul du délai |
| Archives des sociétés et documents de la société comme, par exemple, les procès-verbaux des assemblées ordinaires et extraordinaires, les rapports des administrateurs et commissaires, les listes de présences des réunions, le registre des associés, actionnaires ou coopérateurs, etc. | 5 ans | À partir de la date de publication de la décision de liquidation L'acte de liquidation doit mentionner le lieu de conservation des documents. |
