Soyez un pro de la gestion du temps
En tant qu'indépendant ou patron d'une très petite entreprise, vous allez devoir faire beaucoup de choses seul. Structurez-vous afin d'optimaliser votre gestion du temps ! Extrait du MiniBizz - Avril 2009
Le temps est votre première ressource ; avant même l'argent ou l'appareil de production.
Les entreprises qui réussissent sont celles qui sont rapides, qui minimisent les pertes d'énergie : les flux d'information et de marchandises sont maîtrisés, les tâches bien réparties... Tout cela relève d'une bonne gestion du temps. Acquérir les bons réflexes en matière de gestion du temps vous permettra non seulement de faire plus de choses, mais vous procurera aussi un vrai sentiment de satisfaction. Quoi de plus frustrant que d'avoir l'impression de ‘n'avoir rien fait' de sa journée ?
Rappelez-vous ces quelques règles de base :
- Préparez et planifiez vos journées, semaines, mois et année ;
- Standardisez au maximum les tâches répétitives (qui représentent souvent 70 à 80% des tâches) ;
- Concentrez les tâches de même nature (téléphoner, rencontrer des fournisseurs, rédiger des devis,...) au même moment ;
- Prévoyez des plages de disponibilité pour vos clients, partenaires et employés mais bloquez des moments pour vous, votre administration, votre comptabilité, vos projets ;
- Fixez-vous des échéances précises ;
- Profitez au maximum des outils mis à votre disposition (agenda électronique, blackberry et autres).
Beaucoup de créateurs se plaignent aussi de perdre du temps du fait d'imprévus. Mais il y a 'imprévu' et 'imprévu' :
Les 'imprévus imprévisibles' : Ils représentent 10% des imprévus. Grèves, conditions climatiques, guerres,... Vous n'avez aucune maîtrise sur ce type d'événement. Essayez de les prendre avec philosophie et de vous réorganiser en conséquence.
Les 'imprévus prévisibles', venant des autres : Ils représentent plus de 50 % des imprévus. Ils résultent d'un manque de clarté dans les relations avec les partenaires, d'un manque d'autorité de votre part, de la désorganisation des autres,... Prenez le temps nécessaire avant de choisir ceux avec qui vous allez travailler (fournisseurs, sous- traitants, collaborateurs, conseillers,...). Précisez par écrit un maximum d'éléments avant la collaboration pour faire en sorte de ne pas perdre votre temps - et votre argent - de leur fait.
Les 'imprévus prévisibles', venant de vous : Ils représentent plus de 30% des imprévus. Cela provient du fait que vous dites oui à tout, ne planifiez pas, travaillez dans l'urgence, perdez du temps du fait d'un désordre administratif,...
En conclusion, retenez que la gestion du temps est d'abord votre affaire, et qu'une gestion administrative proactive vous évitera beaucoup d'imprévus... prévisibles !
