Hoe optreden tegen slechte betalers?

Ondanks al uw preventieve maatregelen zullen er steeds klanten zijn die uw facturen niet (tijdig) betalen...

Samenvatting

Laatste wijziging:
04/02/2012

Auteur: New Business

Hoe optreden tegen wanbetalers? Welke stappen moet u ondernemen? Wanneer een klant manifest moedwillig is en weigert te betalen, dient uw aanpak uiteraard strenger te zijn dan bij een klant die een klacht heeft. Wanneer een klant financiële problemen heeft, moet u dan weer extra voorzichtig zijn, zodat u zelf zo weinig mogelijk risico loopt.

De ideale, onder alle omstandigheden, voor iedere klant toepasbare opvolgingsprocedure bestaat spijtig genoeg niet. Een grote onderneming met een miljoenenomzet is niet eenzelfde klant als een particulier die voor EUR 100 heeft gekocht. Iedere klant is verschillend en dit zou moeten resulteren in een aangepaste procedure.

Wacht niet te lang om actie te ondernemen tegen een slechte betaler. U hebt alle recht om onmiddellijk na de vervaldag aan te manen. En blijf aandringen tot u de betaling hebt ontvangen. Laat de opvolging van zulke dossiers niet nodeloos aanslepen. De inningskans daalt immers gevoelig in verhouding tot de ouderdom van uw vordering.

1. Zelf initiatief nemen

1.1 Aanmaning
Het aanmanen van uw schuldenaar kan op verschillende manieren gebeuren: per telefoon, via een plaatsbezoek of schriftelijk.

De telefonische aanmaning is meestal de eerste stap. Doe dit op een correcte, beleefde, professionele en klantvriendelijke manier. U wil, in eerste instantie, geen relaties opblazen. Het grote voordeel van de telefonische aanmaning is de snelheid en de directheid. Bovendien kan u onmiddellijk inspelen op eventuele opmerkingen en bezwaren van uw schuldenaar. Nadeel is uiteraard dat een telefoongesprek geen bewijskracht heeft. Dit probleem kan u oplossen door een bevestiging van het onderhoud per post of per fax te sturen.
Een schriftelijke aanmaning is een formele vaststelling dat uw klant zijnverplichtingen niet nakomt. Een goede rappelbrief is concreet, specifiek en taalkundig correct. Geef uw klant een precieze termijn waarbinnen hij de betaling dient uit te voeren. En richt uw aanmaning tot de juiste persoon.

1.2. Aangetekende ingebrekestelling
Reageert uw klant niet op uw aanmaningen, dan moet u hem per aangetekende brief in gebreke te stellen. Zo kan de schuldenaar niet ontkennen dat hij de brief heeft gekregen. De niet-afhaling doet geen afbreuk aan de bewijskracht van uw aangetekend schrijven. Het bewijs van aangetekende zending moet u goed bewaren, bij voorkeur bij het afschrift van uw ingebrekestelling.
Voor het overige geldt voor de aangetekende ingebrekestelling hetzelfde als voor de schriftelijke aanmaning. De toon mag krachtig (maar niet brutaal of onbeleefd) zijn. Verwijs naar eerdere telefoongesprekken, plaatsbezoeken of aanmaningen die u reeds verstuurde. Geef een korte
betalingstermijn en deel de schuldenaar mee dat u bij gebreke aan betaling verdere (gerechtelijke) stappen zal ondernemen.

1.3. Reageren op protesten
Regelmatig uiten klanten hun klachten pas op het moment dat er effectief aangemaand wordt. Vandaar dat vele klachten pas bekend gemaakt worden nadat de termijn om te protesteren, zoals voorzien in uw algemene voorwaarden, reeds is verstreken. Juridisch gezien is het misschien niet meer nodig om zulke klachten nog te behandelen, doch commercieel gezien doet u dit vaak beter wel.

U reageert best op klachten die u per aangetekend schrijven werden overgemaakt. Net zoals u onterechte facturen dient te protesteren, raden wij u aan te reageren op aangetekende brieven van klanten teneinde te vermijden dat de rechtbank uw stilzwijgen kan interpreteren als een aanvaarding van de klacht van uw schuldenaar.

1.4. Een minnelijke regeling
U kan natuurlijk ook proberen om de zaak in der minne te regelen.

Tip : Om latere discussies en bewijsproblemen te vermijden, is het ten zeerste aangewezen de tussen partijen overeengekomen regeling schriftelijk en ondubbelzinnig te bevestigen. Bent u bv. bereid uw schuldenaar te laten betalen via maandelijkse afkortingen, stipuleer dan duidelijk op welke data er betaald moet worden, hoeveel er maandelijks betaald moet worden, en welke interesten er aangerekend zullen worden.

2. Externe hulp inschakelen

2.1. Incasso
Een incassokantoor is een commercieel bedrijf dat als activiteit heeft het invorderen van openstaande facturen. Geen enkel incassokantoor heeft juridische macht. Zij hebben met andere woorden niet de bevoegdheid hun klanten te vertegenwoordigen voor de rechtbank.

U moet ook opletten voor de mogelijke kostprijs van de opvolging van uw openstaande facturen. In de meeste gevallen betaalt u niet alleen een abonnementsgeld maar ook een bepaald percentage van het bedrag dat het incassokantoor voor u kon recupereren. Vermijd onaangename verrassingen door vooraf afspraken te maken, ook over eventuele supplementaire kosten (adresaanvragen, bezoek ter plaatse, ...) en doorstorting van de geïnde bedragen (tijdstip, ...).

2.2. De gerechtsdeurwaarder
Een gerechtsdeurwaarder kan u op verschillende manieren bijstaan bij het innen van een openstaand saldo. In eerste instantie is hij echter niet meer dan een officiële "postbode" die angst aanjaagt.

Op basis van de gegevens die u aan hem verschaft, zal de gerechtsdeurwaarder trachten minnelijk te incasseren door één of meerdere aanmaningen te versturen. Bij het minnelijk incasso heeft de deurwaarder nog geen enkele uitvoerende macht, maar de impact van zijn brieven is uiteraard groot.

Een gerechtsdeurwaarder heeft ook verschillende kanalen ter beschikking om de solvabiliteit van een particuliere schuldenaar na te gaan, zoals zijn eigen dossiers, dossiers van collega's en de berichten over beslag en collectieve schuldenregelingen.

Indien uw schuldenaar de betaling van uw facturen blijft weigeren, kan u aan de gerechtsdeurwaarder de opdracht geven om te dagvaarden. En wanneer de debiteur zich niet vrijwillig schikt in een veroordelend vonnis, zal de deurwaarder ingeschakeld worden voor de tenuitvoerlegging.
Dikwijls gebruikt men de diensten van een gerechtsdeurwaarder om een bewijs vast te leggen of om een vaststelling te doen. De vaststelling door een gerechtsdeurwaarder heeft meestal wel een grote morele waarde maar vormt echter geen juridisch bewijs. De rechter kan zulke vaststellingen steeds naast zich neerleggen.

Een gerechtsdeurwaarder kan u eveneens van dienst zijn om bewarend beslag aan de beslagrechter te vragen. Bewarend beslag onder derden (beslag op gelden die uw debiteur te goed heeft van zijn klanten) kan de deurwaarder zelfs zonder de toestemming van de beslagrechter bekomen. Een geschrift dat de niet-betwiste schuld bewijst (een authentieke akte, een schuldbekentenis, een niet-geprotesteerde factuur ) kan volstaan.

Ook de gerechtsdeurwaarder moet natuurlijk betaald worden voor zijn prestaties. Zijn tarieven zijn vastgelegd bij Koninklijk besluit, en op elke akte staat een detail van de kosten.

Indien uw schuldenaar van de rechtbank ongelijk krijgt, zijn de gerechtskosten te zijnen laste. Wanneer een debiteur betaalt naar aanleiding van de tussenkomst van een deurwaarder, heeft deze recht op een inningsrecht van 1% op de hoofdsom en de verwijlintresten.

2.3. De advocaat
Net als de gerechtsdeurwaarder kan de advocaat u helpen bij het aanmanen en in gebreke stellen van uw schuldenaars. Daarnaast kan de advocaat u vertegenwoordigen bij de rechtbank in het kader van de gerechtelijke invordering van uw schuldvorderingen.

In principe is een advocaat niet in staat vooraf zijn staat van ereloon en kosten te bepalen. Geen enkele zaak is dezelfde, de te verrichten prestaties zijn onvoorspelbaar.

Bovendien mogen advocaten in België hun ereloon volledig zelf bepalen. Het is daarom belangrijk dat u met uw advocaat goede afspraken maakt over de berekening van de onkosten en het ereloon, en dit reeds op uw eerste afspraak.