Ga professioneel om met timemanagement
Als zelfstandige of bedrijfsleider van een kleine kmo moet u heel wat dingen zelf en alleen doen. Uittreksel uit de MiniBizz van april 2009:
Tijd is uw belangrijkste resource, nog belangrijker dan geld of productieapparatuur. Organiseer u zodat u uw tijdsgebruik optimaliseert en zodat u vrije momenten behoudt. Deze zijn onmisbaar om te herbronnen.
De ondernemingen die slagen, zijn de ondernemingen die snel en met weinig energieverlies werken: waar informatie- en goederenstromen onder controle zijn, waar de opdrachten goed verdeeld zijn... Dit alles is het resultaat van goed timemanagement. Door de juiste reflexen te verwerven wat tijdsbeheer aangaat, zult u niet alleen meer dingen kunnen doen: het levert ook een echt tevredenheidsgevoel op. Wat is er frustrerender dan het gevoel "de hele dag niets zinnigs" gedaan te hebben?
Onthoud deze basisregels:
- Bereid u voor en plan uw dagen, weken, maanden en het hele jaar;
- Standaardiseer repetitieve taken (die vaak 70 tot 80 % van al het werk uitmaken) maximaal;
- Concentreer vergelijkbare taken (leveranciers bellen en ontmoeten, bestekken opstellen...) op hetzelfde moment;
- Plan momenten om beschikbaar te zijn voor uw klanten, partners en werknemers, maar blokkeer ook momenten voor uzelf, uw administratie, uw boekhouding, uw plannen;
- Leg uzelf strakke deadlines op;
- Profiteer maximaal van de tools waarover u beschikt (elektronische agenda, BlackBerry en andere).
Vele starters klagen ook over tijdverlies door onverwachte gebeurtenissen. Maar is 'onverwacht' altijd onverwacht?
De 'onvoorspelbare onverwachte' gebeurtenissen vormen 10 % van al het onverwachte. Stakingen, klimatologische omstandigheden, oorlogen... U hebt geen enkele greep op dit soort gebeurtenissen. Probeer er filosofisch bij te blijven en u passend te reorganiseren.
De 'voorspelbare onverwachte' gebeurtenissen die van anderen komen, vormen ruim 50% van de onverwachte gebeurtenissen. Ze vloeien voort uit een gebrek aan duidelijkheid in uw relaties met partners, gebrek aan autoriteit van uw kant, gebrekkige organisatie bij de anderen... Trek de nodige tijd uit vooraleer te kiezen met wie u gaat samenwerken (leveranciers, onderaannemers, medewerkers, adviseurs...). Zet vóór de samenwerking zoveel mogelijk elementen op papier zodat u hier achteraf geen tijd – en geld – mee verliest.
De 'voorspelbaar onverwachte' gebeurtenissen die van uzelf komen, vormen meer dan 30% van de onverwachte gebeurtenissen. Dat heeft te maken met het feit dat u altijd 'ja' zegt, niet plant, pas aan de slag gaat als de tijd dringt, tijd verliest door administratieve wanorde...
Samengevat: onthoud dat timemanagement in de eerste plaats úw zaak is, en dat proactief administratief beheer u veel voorspelbare onverwachte gebeurtenissen bespaart.
